Báo cáo về tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại hội nghị, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) Nguyễn Thị Hà nhấn mạnh, công tác lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội, đặc biệt với cơ quan BHXH, tài liệu lưu trữ không chỉ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo đúng các quy định của pháp luật, mà còn là căn cứ xác thực để giải quyết các chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH, BHYT.

Giám đốc Nguyễn Thị Hà  cho biết, hiện hồ sơ lưu trữ tại cơ quan BHXH Việt Nam gồm hai loại: Hồ sơ hưởng BHXH và hồ sơ hành chính nghiệp vụ. Công tác quản lý lưu trữ, khai thác hồ sơ hưởng BHXH và hồ sơ hành chính nghiệp vụ thời gian qua được triển khai chặt chẽ, hiệu quả. Tính đến nay, tổng số: Hồ sơ hưởng BHXH ngắn hạn và dài hạn là 4.410.647 hồ sơ, tương đương 2.690 mét giá tài liệu; hồ sơ hành chính nghiệp vụ tương đương 956,5 mét giá tài liệu.

Tổng số hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 63 BHXH tỉnh, thành phố (bao gồm cấp huyện) tương đương 106.559 mét giá tài liệu.

Về cơ bản, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, quy trình tiếp nhận bảo quản và khai thác đã thực hiện theo quy định; hố sơ lưu trữ được bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị, phương tiện bảo quản, công tác phòng cháy chữa cháy đã được đầu tư (tuy nhiên tại các đại phương, hầu hết kho lưu trữ chưa đúng quy chuẩn); việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ được chú trọng, Trung tâm Lưu trữ đã tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn Ngành.

Tuy nhiên, hiện vẫn còn một bộ phận cán bộ chuyên môn, cán bộ lưu trữ chưa ý thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên vẫn còn tâm lý chủ quan, xem nhẹ vai trò công tác này, dẫn đến việc lập hồ sơ và việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ còn hạn chế. Mặt khác, diện tích cơ sở hạ tầng kho lưu trữ có hạn, trong khi hồ sơ hưởng BHXH tăng trung bình 200.000 hồ sơ /năm với thời gian bảo quản kéo dài (70 năm), được lưu trữ bằng phương pháp thủ công với hồ sơ giấy,... nên còn nhiều bất cập.

Theo đó, việc xây dựng lưu trữ hồ sơ điện tử và đổi mới, nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ nói chung, lập hồ sơ công việc nói riêng là cần thiết.

Đáng chú ý trong năm 2016, Dự án “Xây dựng Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong Ngành BHXH” đã được BHXH Việt Nam tổ chức thực hiện. Tính đến thời điểm này, cơ quan BHXH Việt Nam đã có thêm kho lưu trữ hồ sơ điện tử, được quản lý song song với kho lưu trữ hồ sơ giấy, có giá trị pháp lý như nhau. Trong thời gian tới, BHXH Việt Nam sẽ tiếp tục tổ chức triển khai giai đoạn 2 của Dự án này tại BHXH các tỉnh, thành phố.

Chia sẻ với khối lượng lớn hồ sơ mà Ngành BHXH đang lưu trữ và quản lý, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) Đặng Thanh Tùng cho rằng, trong thời gian qua, với khối lượng tài liệu lưu trữ lớn, liên quan tới chế độ an sinh của hàng ngàn người dân, NLĐ, công tác lưu trữ đã được Ngành BHXH tổ chức và quản lý hiệu quả. Và việc BHXH Việt Nam đang triển khai Dự án “Xây dựng Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong Ngành BHXH” đã bắt nhịp được với xu hướng lưu trữ điện tử chung của thế giới.

Cục trưởng Đặng Thanh Tùng cũng đề nghị, để triển khai hiệu quả công tác lưu trữ trong thời gian tới, ngoài việc hoàn thiện Dự án nêu trên, BHXH Việt Nam cần tiếp tục đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo, nâng cao trình độ nhận thức và nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. “Đây cũng chính là tiền đề để đội ngũ cán bộ lưu trữ của Ngành BHXH đáp ứng được yêu cầu khi Chính phủ triển khai hệ thống lưu trữ điện tử”, Cục trưởng Đặng Thanh Tùng cho biết.

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Minh Thảo cho biết, đối tượng tham gia BHXH, BHYT ngày một tăng cao, việc giải quyết chế độ cho người tham gia lớn, phức tạp. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ phải tiếp tục được đẩy mạnh, nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả của công tác này, phục vụ tốt cho công tác quản lý, khai thác hồ sơ hưởng BHXH của Ngành; đồng thời, đảm bảo mục tiêu cải cách hành chính, đổi mới phương thức phục vụ của Ngành./.

PV