Một trong những nhiệm vụ quan trọng Chính phủ giao cho Văn phòng Chính phủ (VPCP) tại Nghị quyết 36a về Chính phủ điện tử là phải liên thông toàn bộ hệ thống văn bản điện tử trong cả nước từ cấp xã đến cấp huyện, cấp tỉnh cho đến Trung ương.

Trước khi Nghị quyết này được ban hành, các bộ, ngành, địa phương, đã tích cực xây dựng và sử dụng phần mềm quản lý văn bản; tuy nhiên các phần mềm triển khai còn rời rạc, không đồng bộ, chưa liên kết thành một hệ thống thống nhất. Do đó, văn bản điện tử không được gửi nhận thông suốt giữa các cơ quan nhà nước, dữ liệu chưa được chia sẻ và khai thác chung trong hệ thống.

Thực hiện nhiệm vụ Chính phủ giao tại Nghị quyết 36a, thời gian qua, VPCP đã chủ trì, phối hợp cùng các bộ, ngành Trung ương và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kết nối liên thông các phần mềm quản lý văn bản. Tính đến hết ngày 24/3/2016, đã có 25 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoàn thành kết nối hệ thống quản lý văn bản với VPCP. 

Sau thời gian triển khai thí điểm liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa VPCP và UBND TP.HCM, đến nay 2 cơ quan đã chính thức liên thông phần mềm quản lý văn bản qua Trục liên thông. Việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa 2 cơ quan đã được thực hiện thông suốt.

Cụ thể, Văn thư tại VPCP thực hiện thao tác phát hành văn bản điện tử trên phần mềm đang sử dụng. Văn bản được Trục liên thông tại VPCP tiếp nhận và chuyển tới UBND TP.HCM. Phòng Hành chính tại Văn phòng UBND TP.HCM tiếp nhận văn bản đến từ Trục liên thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng và chuyển đến cán bộ xử lý. Sau quá trình xử lý của các đơn vị, cán bộ, chuyên viên thuộc UBND TP.HCM, văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản điện tử đến VPCP qua Trục liên thông.

Thông qua hệ thống, lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo VPCP có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản của UBND TP.HCM qua các bước: Tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo; Phân công thực hiện; Đang xử lý; Hoàn thành.

Việc liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa VPCP và TP. HCM sẽ góp phần giảm tỷ lệ sử dụng giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, quá trình triển khai đã phát hiện một số khó khăn cần được tháo gỡ như: cán bộ được giao xử lý hồ sơ công việc chờ khi nhận được văn bản giấy mới xử lý văn bản điện tử nên dẫn đến tiến độ xử lý hồ sơ công việc chậm so với yêu cầu. 

Bên cạnh đó, mặc dù văn bản điện tử đã được chuyển nhận qua Trục liên thông tới đơn vị, tuy nhiên văn thư phải chờ có bản giấy để xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng để chuyển tới đơn vị, chuyên viên được giao. Do vậy, việc chuyển nhận văn bản điện tử trên hệ thống mạng tới chuyên viên có độ trễ nhất định. Các bên cần nghiên cứu, thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản để văn bản điện tử có thể chuyển tới đơn vị xử lý trong thời gian ngắn nhất.

Việc hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa TP.HCM với VPCP chính thức liên thông được đánh giá có ý nghĩa quan trọng để VPCP mở rộng liên thông văn bản điện tử tới các bộ, ngành, địa phương khác./.

TG