Kết nối mọi nơi

TeleManagement Forum có khoảng 87 nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện ở Morristown, New Jersey, nhưng phần lớn số còn lại làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau trên thế giới. Nếu cứ như cách truyền thống thì hãng này sẽ phải đầu tư hàng trăm nghìn USD để cài đặt phần mềm trên PC của nhân viên. Tuy nhiên, với sự bùng nổ của mô hình SaaS, toàn bộ dữ liệu của TM Forum được lưu trữ ở dạng đám mây, cho phép các nhân viên có thể truy xuất từ những chiếc máy tính kết nối Internet mà không phải cài đặt riêng phần mềm trên từng máy.

Cách đây một thập kỷ thì khả năng trên là không thể, nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng phần mềm phân tán sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp rất nhiều tiền, và vô hình chung nó tạo ra gánh nặng về đề tư, và thực chất có khi lại không hiệu quả. Ngoài gói phần mềm Microsoft Office, các ứng dụng như tài chính, nhân sự, e-mail… của TM Forum cũng như nhiều doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động theo thể thức SaaS.

Ảo hóa

SaaS được định nghĩa đơn giản là phần mềm lưu trữ máy chủ từ xa và có thể truy xuất qua thiết bị kết nối Web. Không giống như các ứng dụng SaaS trước đây, SaaS ngày nay sử dụng mô hình chia sẻ tài nguyên một-chonhiều người. Tất cả mọi thứ đều được chia sẻ, kể cả các tài nguyên như sức mạnh xử lý tới khả năng làm mát, và doanh nghiệp có thể phân bố sức mạnh này cho một hoặc hàng nghìn nhân viên khác nhau.

Các công ty nhỏ như TM Forum cũng chỉ là một trong những doanh nghiệp đầu tiên triển khai SaaS (manh nha từ năm 2000). Hầu hết các doanh nghiệp triển khai SaaS đều nằm trong tình thế bắt buộc: quy mô nhỏ, tài nguyên hạn chế, khả năng IT hạn hẹp, ít vốn. Chính vì vậy, SaaS càng được coi là cứu cánh cho các doanh nghiệp trong cơ khó khăn tài chính hiện nay.

Tại sao như vậy? Các mô hình SaaS thường có chi phí vận hành rẻ hơn, cần ít nguồn lực IT hơn. Hơn nữa, quá trình nâng cấp và sửa lỗi được thực hiện tự động, các nhân viên IT không phải “mó tay” vào. Đó cũng là lý do tại sao mà quy trình nâng cấp SaaS thường nhanh hơn và hiệu quả hơn rất nhiều so với mô hình phần mềm truyền thống.

Bùng nổ

Trong khảo sát mới đây của Cutter Consortium và THINKstrategies cho thấy số doanh nghiệp sử dụng SaaS có chiều hướng tăng vọt. THINKstrategies cho biết nếu như năm 2005 chỉ có khoảng 1/3 doanh nghiệp khảo sát có sử dụng SaaS thì nay con số đó là 62%. Hơn 90% doanh nghiệp được khảo sát nói rằng họ hài lòng về SaaS và khuyến nghị những người khác nên triển khai mô hình này.

Còn IDC thì dự đoán rằng mức tăng trưởng của SaaS sẽ tăng mạnh trong năm nay từ 36% lên 40,5%. Những “đại gia” lớn về phần mềm như Microsoft cũng tham gia tích cực hơn trong lĩnh vực này. Tháng 11/2008, Microsoft giới thiệu mô hình SaaS dành cho SharePoint và Exchange.

Còn vài nguyên nhân nữa dẫn tới việc sử dụng SaaS, đó là các nhân viên ngày nay không làm việc cố định tại một địa điểm, trong khi họ vẫn cần truy xuất vào cơ sở dữ liệu chung của doanh nghiệp. Không có gì tiện lợi hơn SaaS bởi khả năng cơ động của nó rất cao, đòi hỏi ít chi phí triển khai, trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả ở mức tối đa.

Sự bùng nổ của SaaS kéo theo nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực này. Tính ra cho tới nay có khoảng 950 doanh nghiệp với các sản phẩm bao phủ khoảng 80 lĩnh vực khác nhau. Trong số này có ứng dụng văn phòng (CRM, marketing, bán hàng, hợp tác, sản xuất), và các ứng dụng hỗ trợ văn phòng kiểu như hệ thống tài chính và ERP. Với SaaS thì hầu hết dữ liệu đều lưu trữ bên ngoài tường lửa do vậy khả năng bảo mật không cao. Nếu muốn tăng mức độ an toàn cho dữ liệu thì người dùng sẽ phải trả thêm tiền. Có một số ứng dụng SaaS không tính thêm tiền như Google Gmail và Google Docs nhưng không đảm bảo dữ liệu được an toàn trừ khi người dùng chuyển sang sử dụng Google Apps Premier Edition.

Vậy ai thực chất sở hữu dữ liệu trong mô hình SaaS? Tốt nhất là người dùng nên thỏa thuận kỹ với doanh nghiệp, bởi trong rất nhiều trường hợp dữ liệu không được bảo đảm một cách toàn vẹn, mà nếu không rõ ràng từ đầu thì phần trách nhiệm không biết quy cho ai để tựu chung người thiệt vẫn là khách hàng. Chính vì vậy, khách hàng cần tìm những doanh nghiệp có thể bảo đảm an toàn cho quy trình sử dụng dữ liệu để tránh bị thiệt thòi.

Tiết kiệm chi phí

Khi đã thống nhất việc dùng SaaS, bạn cần phải chắc rằng các mô hình đó phù hợp với ứng dụng và cơ sở dữ liệu đang sử dụng. Đó chính là điều quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp, bởi nếu không tương thích thì việc sử dụng SaaS sẽ trở nên vô nghĩa.

Để làm được điều này, một số công ty như SnapLogic, Boomi, và Cast Iron Systems sẽ tiến hành khảo sát và phân tích xem khả năng có thể tích hợp SaaS cho các ứng dụng của doanh nghiệp hay không. Nếu quá trình này hoàn tất mà không có trục trặc gì thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm triển khai SaaS.

Khi triển khai SaaS rồi thì cần đảm bảo rằng các nhân viên có thể lĩnh hội được hết tính năng. Điều đó đồng nghĩa với việc triển khai công tác đào tạo cho nhân viên. Khi đã hoàn tất những công việc này, doanh nghiệp sẽ hoạt động trơn tru hơn và khả năng tiết kiệm chi phí sẽ rất đáng kể. Theo như tính toán của TM Forum, nếu sử dụng SaaS trong vòng 5 năm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 300 nghìn USD tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

(Theo VnMedia)