Mô hình "Một Văn phòng chung nhiều cơ quan" được thực hiện từ tháng 11/2011 với sự hợp nhất của các văn phòng Đảng ủy, HĐND, UBND, UBMTTQVN và các đoàn thể của xã Đăk Hring, huyện Đăk Hà, tỉnh Kon Tum. Mô hình này bước đầu đã đem lại hiệu quả khá thiết thực. Đây là cách làm mới trong việc cải cách thủ tục hành chính của huyện Đăk Hà, góp phần "gọn hóa" các thủ tục rườm rà và số liệu thống kê trong toàn xã cũng được thống nhất cao.

Mô hình "Một Văn phòng" được thực hiện dựa trên nguyên tắc hợp nhất văn phòng của các đơn vị trên địa bàn xã vào Văn phòng chung. Theo đó, tất các công văn đến hàng ngày của Đảng ủy, HĐND – UBND được văn thư tiếp nhận, đăng ký vào sổ (sổ đăng ký riêng cho từng khối) sau đó chuyển cho đồng chí tổ trưởng Văn phòng nghiên cứu, xử lý bằng phiếu, đồng thời tham mưu và chuyển cho lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo. Sau đó, tổ trưởng phân công cho các thành viên trong Văn phòng tổ chức thực hiện. Hàng tuần, mỗi xã chọn 1 ngày thống nhất để giao ban 4 thường trực với tổ trưởng Văn phòng chung (dưới sự chủ trì của Bí thư Đảng ủy xã) để nắm những việc làm tuần qua và đồng thời triển khai những công việc cần thiết trong tuần tới…

Văn phòng xã giờ đây đã là cụm từ khá quen đối với người dân xã Đăk Hring. Mọi thủ tục giấy tờ, mọi công việc đều được thông qua 1 mối là “Văn phòng xã”. Người dân bây giờ rất tiện lợi khi đến liên hệ công việc với Hội Nông dân, Phụ nữ, Cựu chiến binh, Đảng ủy xã, UBND xã mà không cần phải chạy tới chạy lui giữa các phòng trong UBND xã. Toàn bộ văn thư, giấy tờ của các Hội, đoàn thể, của UBND, HĐND và Đảng ủy xã đều được đưa về Văn phòng xã và từ đây người phụ trách Văn phòng có thể tham mưu và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, tập huấn của các cán bộ xã để không chồng chéo lẫn nhau như trước kia. Đó là một trong những thuận lợi khá lớn trong công tác điều hành, xử lý các công việc của xã Đăk Hring.

Không chỉ có vậy, từ khi thống nhất các văn phòng của các cơ quan với nhau, giữa các số liệu phát triển kinh tế - xã hội, văn hóa, dân số… trên địa bàn toàn xã được thống nhất cao. Ở xã Đăk Hring, giờ đây không còn xảy ra tình trạng báo cáo Đảng ủy chênh lệch số liệu với báo cáo của UBND xã hoặc giữa các đoàn thể khác.

Ông Nguyễn Văn Ca, Phó Bí thư thường trực Đảng ủy xã Đăk Hring cho biết: Việc xây dựng Văn phòng chung còn khắc phục được tình trạng có lúc, có người làm không kịp việc, nhưng có người lại nhàn rỗi, vì khi có bất cứ công việc nào cần hoàn thành gấp thì đồng chí tổ trưởng có thể huy động mọi thành viên cùng làm để hoàn thành nhanh hơn.

Đăk Hring là xã đầu tiên của huyện Đăk Hà mạnh dạn thực hiện mô hình "Một Văn phòng" này. Sau một thời gian ngắn, mô hình được Huyện ủy Đăk Hà đồng ý cho nhân rộng trên địa bàn toàn huyện và đến nay 100% số xã, thị trấn của huyện đều thực hiện mô hình Văn phòng chung này.

Ông Nguyễn Ngọc Đại, Phó Bí thư Đảng ủy xã Hà Mòn, huyện Đăk Hà cho biết: “Từ khi thực hiện mô hình Văn phòng chung, lãnh đạo Đảng ủy được cập nhật và có thể xử lý các thông tin xảy ra trên địa bàn xã rất kịp thời thông qua giao ban hoặc báo cáo hàng ngày của tổ trưởng Văn phòng. Nếu như trước đây công tác lưu trữ của cán bộ Văn phòng rất yếu, gần như bị bỏ trống thì từ khi thực hiện mô hình này đã bước đầu khắc phục được mảng lưu trữ công văn, số liệu của xã.

Việc triển khai thực hiện mô hình "Một văn phòng nhiều cơ quan" trên địa bàn các xã, thị trấn của huyện Đăk Hà thực sự là một trong những cách làm đột phá của huyện trong thực hiện cải cách hành chính ở các cơ quan, đơn vị ./.