Tại cuộc họp giao ban quản lý Nhà nước tháng 1/2013 của Bộ TT&TT vừa diễn ra mới đây, ông Nguyễn Thành Phúc, Cục trưởng Cục Ứng dụng CNTT, Bộ TT&TT cho biết Cục đang tập trung xây dựng báo cáo của Bộ TT&TT trình Chính phủ về tình hình triển khai Chỉ thị số 34 của Thủ tướng (ban hành năm 2008) về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước. Tổng hợp qua báo cáo của các Bộ, ngành, địa phương cho thấy, đến nay, 90% công chức viên chức của khối cơ quan Trung ương và 80% công chức viên chức ở địa phương đã được trang bị thư điện tử (email), nhưng tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử rất khác nhau, có những địa phương như An Giang đạt tới 90%, song cũng có những địa phương như Lai Châu chỉ đạt 5%.

Theo tìm hiểu của phóng viên ICTnews, thực tế đến nay, việc triển khai văn bản điện tử đã được một số địa phương đẩy mạnh, điển hình như tại TP.HCM, An Giang, Phú Thọ, Vĩnh Long, Đắc Nông... đã quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử (không gửi bản giấy) như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các cơ quan, đơn vị, tài liệu phục vụ hội họp…

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều cơ quan Nhà nước ở Trung ương và địa phương chưa quan tâm đúng mức tới việc trao đổi văn bản điện tử. Theo báo cáo sơ bộ của các Bộ, ngành, tỉnh thành gửi về Bộ TT&TT, trong năm 2012, tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ các cơ quan quản lý còn tương đối thấp, tỷ lệ trao đổi văn bản hoàn toàn dưới dạng điện tử mới đạt 20%, còn dưới hình thức điện tử kèm văn bản giấy đạt 30%. Việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan với nhau còn thấp hơn nhiều, chỉ đạt dưới 10% với các loại văn bản hoàn toàn điện tử, và chỉ đạt dưới 20% với việc trao đổi văn bản điện tử có kèm theo văn bản giấy.

Một trong những nguyên nhân chính đang cản trở việc sử dụng văn bản điện tử vẫn là vấn đề nhận thức và quyết tâm sử dụng văn bản điện tử của người đứng đầu các đơn vị. Nếu người đứng đầu không quyết liệt trong việc sử dụng văn bản điện tử và chỉ đạo bắt buộc các cán bộ cấp dưới sử dụng thì rất khó tạo ra môi trường trao đổi văn bản điện tử rộng khắp.

Để cải thiện hiện trạng nêu trên, tại cuộc họp giao ban quản lý Nhà nước Bộ TT&TT tháng 1/2013, Bộ trưởng Nguyễn Bắc Son đã chỉ đạo các đơn vị chức năng thuộc Bộ trong năm 2013 phải tổ chức đoàn kiểm tra đi tới 1 số tỉnh để đánh giá sát thực tiễn triển khai Chỉ thị số 34 nêu trên và Chỉ thị số 15 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước (ban hành năm 2012), tránh trường hợp “nhận thức cao nhưng thiếu hành động”. Cũng từ năm 2013, hàng quý, Bộ TT&TT sẽ có đánh giá lại hiện trạng của các đơn vị sử dụng thư điện tử, văn bản điện tử; và sẽ có xếp hạng thứ tự các địa phương về việc thực hiện Chỉ thị 34 và Chỉ thị 15.

Bộ TT&TT vừa xây dựng xong Dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt lộ trình thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2013 – 2015. Trong đó phấn đấu trước quý II/2013, trừ văn bản có nội dung mật, 100% các văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ để giải quyết công việc ngoài bộ hồ sơ giấy đều phải gửi kèm văn bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản; 100% các cơ quan Nhà nước cấp đơn vị trực thuộc khi gửi văn bản trình lên cơ quan cấp trên, lãnh đạo cơ quan cấp trên để giải quyết công việc ngoài bản giấy đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ trình.

Đến trước quý II/2013, 50% văn bản trao đổi giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để giải quyết công việc, ngoài bộ hồ sơ giấy đều phải gửi kèm văn bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản.

Trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan Nhà nước, từ năm 2014 có ít nhất 55% văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử và đến hết năm 2015 đạt mức 80%.

Việc trao đổi văn bản điện tử được thực hiện qua 4 phương thức, trao đổi qua hệ thống thư điện tử; trao đổi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành; đăng tải trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử; trao đổi qua hệ thống thông tin chuyên ngành, hệ thống thông tin đặc thù, như hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc, hệ thống đấu thầu điện tử…