Tháo gỡ tâm lý e ngại của người dùng

Sau hơn chục năm triển khai, hầu hết các cơ quan, ban ngành, các DN tại Việt Nam đều đã tự trang bị cho mình một hệ thống máy tính và mạng nội bộ (Local Area Network – LAN). Tuy nhiên, người dùng Việt Nam – vốn luôn xem việc ứng dụng CNTT vào công việc là phức tạp, và đôi khi còn khó hiểu – ít có khái niệm về chia sẻ tài nguyên. Do đó, nhằm mục tiêu tin học hóa quy trình quản lý DN, đòi hỏi nhà phát triển phải giải quyết tâm lý e ngại sử dụng máy tính của người dùng vào tạo thói quen chia sẻ thông tin. Đó chính là triết lý ban đầu của nhóm thiết kế PM quản trị văn phòng eOffice - Giải pháp văn phòng điện tử do Bkis Soft (Thuộc Bkis) phát triển.

Về cơ bản, eOffice không thay đổi nhiều so với phiên bản đầu tiên năm 2005 cho đến phiên bản eOffice Enterprise vừa ra mắt đầu năm 2009. Ý tưởng chủ đạo của eOffice là cung cấp một hệ thống PM có phân quyền để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý quy trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến. Vận dụng một triết lý “Khiến thông tin tìm đến với người sử dụng”, eOffice giúp người dùng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, cũng như giúp tăng khả năng truyền đạt thông tin theo chiều dọc và chiều ngang giữa các cấp bậc và phòng ban trong sơ đồ tổ chức công ty. Chu trình xét duyệt nội dung chặt chẽ nhờ vào việc tổ chức, phân quyền rõ ràng. Qua đó, giúp cho DN tiết kiệm thời gian và chi phí so với cách truyền thống.

Nhiều tính năng, hỗ trợ tiếng Việt

Đối với những người có kinh nghiệm dùng các PM xử lý văn phòng của nước ngoài thì eOffice Enterprise cũng có nhiều điểm tương đồng. Điểm mạnh của PM này là một hệ thống tích hợp đầy đủ các ứng dụng như trình duyệt văn bản, gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm phòng ban, chỉ đạo xử lý công việc qua mạng, lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, nhắc việc, giao việc qua mạng, hội thoại, nhắn tin, gửi file trực tiếp, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động... và có giao diện bằng tiếng Việt nên mang lại cảm giác quen thuộc, dễ sử dụng... Đây là bước nền tảng để triển khai các phần mềm đặc thù công việc hơn trong tin học hóa quản lý DN (như ERP) khi người dùng đã quen với môi trường làm việc mạng máy tính.

Đặc điểm chính của giải pháp này là hỗ trợ điều hành tác nghiệp và xử lý công việc hoàn toàn qua mạng. eOffice Enterprise cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, chỉ cần kết nối Internet là có thể dùng được cho dù họ đang đi công tác nước ngoài. Việc bảo mật thông tin được bảo đảm do văn bản đã được mã hóa trên máy chủ.

Ngoài ra, do nhu cầu quy trình xử lý công việc khác nhau tại từng DN, phiên bản mới nhất eOffice Enterprise cung cấp công cụ để đơn vị sử dụng có thể tự hoạch định theo mô hình đặc thù hoặc thiết lập theo quy trình ISO riêng trên hệ thống. Với tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế, eOffice có thể tích hợp với các hệ thống khác. Trong tương lai, khi luật chữ ký điện tử được áp dụng, hệ thống eOffice đã sẵn sàng cho ứng dụng chữ ký điện tử./.

Theo Thế Giới Vi Tính