Điều này đã được xác định trong Chiến lược DS-KHHGĐ đến năm 2000 (theo Quyết định 270/TTg ngày 3/6/1993 của Thủ tướng Chính phủ) và Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc của Ủy ban Quốc gia DS-KHHGĐ (theo Nghị định 42/CP ngày 21/6/1993 của Chính phủ).

Nền móng ban đầu

Nền móng ban đầu của hệ thống là Quyết định 138 UB/QĐ ngày 10/11/1994 của Bộ trưởng-Chủ nhiệm Ủy ban Quốc gia DS-KHHGĐ về Chế độ ghi chép ban đầu và báo cáo thống kê số liệu DS-KHHGĐ. Sổ theo dõi DS-KHHGĐ và các biểu mẫu báo cáo thống kê chuyên ngành được xây dựng để thu thập và xử lý có chọn lọc các chỉ tiêu thông tin cần thiết, đồng thời đảm bảo đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện cho người thực hiện trực tiếp công việc này ở cơ sở.

Từ đó đã hình thành hệ thống thông tin cơ bản (Sổ theo dõi DS-KHHGĐ) về từng người dân ở từng hộ gia đình trên cả nước. Việc theo dõi cập nhật thông tin biến động về từng người vừa dựa theo khai báo của người dân, vừa căn cứ quá trình ghi chép thường xuyên của mỗi cộng tác viên DS-KHHGĐ quản lý địa bàn dân cư. Các báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ từ cấp cơ sở đến Trung ương được tổng hợp, xử lý dựa trên hệ thống Sổ ghi chép ban đầu.

Nhờ có hệ thống Sổ theo dõi DS-KHHGĐ, giai đoạn 1997-1998 với sự trợ giúp của Chính phủ Na Uy (thông qua Tổ chức phát triển quốc tế NORAD và Trung tâm dữ liệu quốc gia SDS) Ủy ban Quốc gia DS-KHHGĐ thực hiện thành công dự án thí điểm Đăng ký dân số ở Việt Nam - một trong những hệ thống thông tin then chốt của mỗi quốc gia trong quá trình phát triển.

Đội ngũ cộng tác viên và cán bộ chuyên trách DS-KHHGĐ được lựa chọn để thực hiện nhiệm vụ thu thập và cập nhật thông tin cho hệ thống Đăng ký dân số. Tại 6 huyện thuộc 3 tỉnh Hà Tây (cũ), Bình Thuận và Tây Ninh đã hình một hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử quản lý trên 71 ngàn hộ và hơn 316 ngàn người, thông tin được xử lý cập nhật hàng ngày về các biến động dân số như sinh, chết, di chuyển...

Những dữ liệu quí báu

Từ những ý tưởng thiết kế và tiến trình thí điểm đăng ký dân số, trong giai đoạn 1998-2000 Uỷ ban Quốc gia DS-KHHGĐ đã chủ trì thực hiện thành công Dự án khả thi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với các cơ quan phối hợp chính là Tổng cục Thống kê, Bộ Nội vụ và Bộ Tư pháp (theo Quyết định 03/CNTT/KHDA ngày 17/02/1998 của Ban chỉ đạo quốc gia về công nghệ thông tin). Đây là một trong các Cơ sở dữ liệu quốc gia - những thành tố nền tảng kết cấu hạ tầng về thông tin, là hệ thống thông tin tích hợp quy mô quốc gia dựa trên mạng máy tính và cơ sở dữ liệu cập nhật thường xuyên những thông tin cơ bản của mỗi người dân nhằm đáp ứng chung các nhu cầu xử lý, khai thác thông tin về dân cư của các cơ quan nhà nước, đoàn thể xã hội, tổ chức, người dân và mọi đối tượng hợp pháp khác. Tại 5 quận, huyện thuộc Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Cần Thơ đã hình thành các cơ sở dữ liệu dân cư quản lý gần 215 ngàn hộ và hơn 944 ngàn nhân khẩu, cập nhật và khai thác thường xuyên các biến động dân số như sinh, chết, kết hôn, chuyển đi, chuyển đến...

Từ năm 2002 đến nay, thông qua các dự án Hoàn thiện hệ thông tin quản lý DS-KHHGĐ (thuộc Chương trình MTQG DS-KHHGĐ giai đoạn 2001-2005) và dự án Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin quản lý DS-KHHGĐ (thuộc Chương trình MTQG DS-KHHGĐ giai đoạn 2006-2010) tại hơn 760 cơ quan dân số cấp tỉnh, cấp huyện trên cả nước được trang bị mạng máy tính cục bộ kết nối internet cùng phần mềm chuyên dụng MIS DS-KHHGĐ để thực hiện tin học hóa hệ thông tin quản lý DS-KHHGĐ. Từ đây đã hình thành hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử (thường gọi kho dữ liệu điện tử) DS-KHHGĐ để cập nhật và khai thác thông tin trong hệ thống Sổ theo dõi DS-KHHGĐ. Hệ thống này giúp ngành Dân số  quản lý hơn 21 triệu hộ và gần 88 triệu người trên cả nước với các chỉ tiêu thông tin về dân số, cũng như về kế hoạch hóa gia đình và sức khỏe sinh sản.

Phát huy tiềm năng, kiên trì mục tiêu lớn

Sau 17 năm duy trì, củng cố, từng bước khắc phục những khó khăn, thách thức, giờ đây hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử DS-KHHGĐ đang trên đà hoàn thiện đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác nhất về các vấn đề của dân số Việt Nam.

Từ năm 2012 trở đi, hệ thống này sẽ phục vụ đắc lực cho việc quản lý, điều hành công tác DS-KHHGĐ các cấp, lập tự động các báo cáo điện tử định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm và đột xuất về DS-KHHGĐ. Dựa theo các chỉ tiêu thông tin đầu vào/đầu ra, hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử DS-KHHGĐ bao gồm nhiều nội dung về dân cư dùng chung, những dữ liệu điện tử của từng cá nhân trong mỗi hộ gia đình có thể được khai thác, chia sẻ, trao đổi phục vụ sử dụng chung cho nhiều Vụ, Cục, đơn vị và các bệnh viện, cơ sở dịch vụ, cũng như các hệ thống thông tin trong ngành Y tế và nhiều cơ quan khác... Đồng thời, nó có thể là công cụ dùng chung phục vụ quản lý hành chính thông qua trao đổi số liệu về các cá nhân, hộ gia đình giữa các bộ, ngành, giữa khu vực Nhà nước và tư nhân. Chìa khóa của công cụ này là Số ID định danh cá nhân đã từng sử dụng và đang sẵn sàng sử dụng trong hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử DS-KHHGĐ.

Dữ liệu dân số là thông tin cơ bản cho việc hoạch định chính sách phát triển kinh tế-xã hội của đất nước. Suốt 17 năm qua, rất nhiều cộng tác viên, cán bộ DS-KHHGĐ cơ sở đã vì sự phát triển của đất nước, bền bỉ "đi từng ngõ, gõ cửa từng nhà" để vận động xã hội, gia đình, cá nhân tham gia chương trình DS-KHHGĐ, đồng thời kiên trì ghi chép, cập nhật thông tin về DS-KHHGĐ của mỗi người trong từng hộ. Con đường hướng đến tương lai đã in đậm những dấu chân không mệt mỏi của họ.