Phát biểu chào mừng hội thảo, bà Vũ Thị Minh Hương, Cục trưởng Văn thư Lưu trữ Nhà nước nhấn mạnh: Hội thảo đem đến một cơ hội để những người làm công tác văn thư và lưu trữ Việt Nam chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm bảo quản và phát huy những di sản tư liệu của đồng nghiệp quốc tế, đồng thời trao đổi học hỏi, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác và phát huy giá trị các di sản tư liệu quý, hiếm của Việt Nam.

Bà Martha Marina Ferriol Marchena, Giám đốc Lưu trữ quốc gia Cu-Ba cho rằng, cuộc hội thảo này cũng đem tới cơ hội để những đồng nghiệp đến từ các châu lục khác nhau trao đổi kinh nghiệm liên quan đến các chủ đề mang tính đương đại như: các quốc gia có khí hậu nhiệt đới phải hành động nhằm đối phó với thiên tai, giữ gìn các tư liệu các nước bị ảnh hưởng bởi bão lốc và động đất; sự đóng góp của công tác văn thư lưu trữ trong việc bảo vệ các giá trị và bản sắc dân tộc; sử dụng công nghệ mới, những cơ hội và thách thức đối với công tác lưu trữ trong xã hội hiện đại...

Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc

Nhận thức rõ vai trò quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia, Thạc sĩ Lã Thị Hồng, Trưởng phòng nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ Trung ương cho biết: Ngoài việc chỉ đạo các Trung tâm lưu trữ quốc gia thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, thống kế, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang tổ chức triển khai nhiều biện pháp nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tư liệu lưu trữ thông qua các đề án : “Cấp cứu tài liệu Châu bản, Mộc bản”, “Xử lý tài liệu địa bạ-Hán Nôm”, “Chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia”,”Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ công cuộc đổi mới và phát triển kinh tế-xã hội”; “Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam”; “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam…

Bà Hồng cũng cho biết: Do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như điều kiện khí hậu khắc nghiệt, chiến tranh kéo dài, cùng với nhận thức chưa đầy đủ của xã hội về giá trị tài liệu lưu trữ của Việt Nam và về Việt Nam đã bị mất mát hoặc phân tán rải rác ở cả trong và ngoài nước, dẫn đến sự thiếu hụt đáng kể về thành phần tài liệu của các phông lưu trữ thuộc các thời kỳ lịch sử.

Bà Hồng hy vọng những kinh nghiệm quý báu được chia sẻ tại hội thảo sẽ là những đóng góp quý báu để ngành lưu trữ Việt Nam làm tốt hơn nữa vai trò của mình với mong muốn ngày càng có nhiều di sản tư liệu của Việt Nam được thế giới ghi nhận.

Tiến sĩ Kwi-Sunsi, Chuyên gia nghiên cứu lịch sử, Lưu trữ quốc gia Hàn Quốc cho biết: Hàn Quốc có bảy di sản được công nhận thuộc Chương trình Ký ức thế giới. Do vậy Hàn Quốc luôn nhận thức tầm quan trọng của các di sản. Chúng tôi đang bảo vệ nghiêm ngặt các tài liệu lưu trữ quan trọng, coi chúng như những báu vật quốc gia theo đường lối, chính sách của Chính phủ. Bên cạnh đó, tích cực quảng bá các di sản nhằm nâng cao vị thế của Hàn Quốc trên thế giới như một phần quan trọng của “Sáng kiến xây dựng thương hiệu quốc gia.

Ông Li Chen, Trưởng phòng Nghiệp vụ kho lưu trữ, Tổng cục lưu trữ Nhà nước Trung Quốc chia sẻ kinh nghiệm: Trung Quốc tự hào có các nguồn thông tin lưu trữ lịch sử phong phú. Những tài liệu lưu trữ phản ánh ở mức độ nào đó đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa ở những thời đại khác nhau, đó là tài liệu quý báu của quốc gia. Nhiều năm qua, các cơ quan lưu trữ Trung Quốc các cấp đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm tăng cường công tác lưu trữ và bảo quản như: Phát động Chương trình Di sản tư liệu; Cứu nguy những tài liệu lưu trữ quan trọng của Nhà nước; thành lập các kho lưu trữ đặc biệt; thực hiện quản lý ở các cấp khác nhau; thành lập các Trung tâm tra cứu danh mục; ban hành và hoàn thiện Luật và các quy định về bảo quản tư liệu lưu trữ…

Cũng như Việt Nam, Cu-Ba đang sở hữu một di sản tài liệu đầy giá trị và ý nghĩa, tuy nhiên đang nằm rải rác tại nhiều cơ quan lưu trữ khác nhau, do vậy việc thực hiện các cơ chế để đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu trở thành một thách thức đối với các chuyên gia trong lĩnh vực thông tin. Bà Martha Marina Ferriol Marchena cho biết: Chính phủ Cu-Ba đang dành sự ưu tiên đặc biệt cho công việc này. Từ năm 2006, chúng tôi đã vạch ra một chiến lược lưu trữ quốc gia”.

Bia đá Văn Miếu đã trở thành di sản tư liệu thế giới.

Biến tư liệu lưu trữ thành dịch vụ có lợi nhuận?

Antonia Heredia, cán bộ lưu trữ người Tây Ban Nha từng phát biểu: Cách đây không lâu, công tác bảo quản là nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ lưu trữ dưới hình thức xếp vào kho, gần như không có khả năng tiếp cận do thiếu công đoạn sắp xếp và miêu tả hồ sơ. Biến công tác bảo quản thành một dịch vụ có lợi nhuận là một việc làm cần thiết để giúp người bảo quản lựa chọn những tài liệu thực sự còn giá trị sử dụng”.

Các báo cáo đều chỉ ra một thực trạng rằng một vài năm trước, dạng hồ sơ mang tính chất lịch sử chỉ tiếp nhận tài liệu một cách thụ động khi người soạn thảo gửi vào cuối chu kỳ xây dựng tài liệu hoặc khi được lựa chọn lưu kho nhằm mục đích “giải cứu” các tài liệu này trước nguy cơ thất thoát một cách vô căn cứ. Lý do này khiến ứ đọng lại một lượng đáng kể các tài liệu “mang tính chất quan liêu” không được tổ chức và sắp xếp khoa học, trong đó gồm nhiều giấy tờ có giá trị đáng ngờ, cản trở việc đưa chúng vào dịch vụ cung cấp thông tin tư liệu.

Các đại biểu cũng nhất trí rằng nhiệm vụ quan trọng nhất của các cơ quan lưu trữ lịch sử là bảo tồn các văn kiện, tài liệu của các cơ quan hành chính của một quốc gia và đưa vào phục vụ cho các nhà nghiên cứu, giới sinh viên và đông đảo nhân dân. Do những giá trị lịch sử và thông tin của chúng, các tài liệu, văn kiện đó là bằng chứng của những hoạt động quan trọng nhất của các cơ quan chủ quan và của quốc gia.

Tuy nhiên, một trong những công việc khó khăn nhất để đạt được mục đích đó là xác định trong số lượng đồ sộ các văn kiện ngày càng nhiều và phong phú như vậy những cái gì cần loại bỏ và những gì nên bảo tồn, những cái gì có thể coi là một phần của di sản tư liệu của đất nước.

Công đoạn xử lý này được ghi nhận là quá trình đánh giá tư liệu, bao gồm việc định lượng các giá trị được công nhận dựa trên học thuyết lưu trữ hiện hành, từ đó xác lập danh mục tài liệu cần loại bỏ hoặc bảo tồn đồng thời quy định các biểu cho phép tiếp cận và khai thác các tài liệu đó. Đại diện lưu trữ Cu-Ba cho biết.

Các đại biểu cũng đề xuất công đoạn xử lý các tư liệu này cần có mối liên hệ chặt chẽ với khoa học pháp lý hơn là đơn thuần làm công tác lưu trữ. Do vậy cần thiết phải có quy định trách nhiệm ai có thẩm quyền tiến hành và cách thức tiến hành công đoạn này thế nào cho phù hợp với chuẩn mực pháp lý hiện hành. Nhiều báo cáo cũng tập trung vào bàn luận vấn đề về cách sử dụng thông tin dưới mọi hình thức và hình dạng phù hợp với đặc thù bối cảnh thế giới hiện nay đòi hỏi các cơ quan lưu trữ và nhà nước phải phát triển các lĩnh vực lưu trữ một cách toàn diện, qua đó kết hợp tất cả cán bộ và lãnh đạo biến thông tin thành tài sản có giá trị kinh tế và trở thành nguồn lực phục vụ cho việc nâng cao chất lượng của quá trình đưa ra quyết định đối với mọi hoạt động trong xã hội.

Mộc bản triều Nguyễn đã trở thành di sản tư liệu thế giới.

Theo Nhân Dân điện tử